“Toen ik hier in 2011 kwam werken, werd er voor een groot deel nog vanuit een Excelsheet gewerkt. Inmiddels werken we met de CRM-applicatie EyeMove, die wij hebben gekoppeld aan bijvoorbeeld REMS en Funda. Eigenaren kunnen ook in ons systeem inloggen. Zo kunnen zij op elk gewenst moment kijken hoe het verhuurproces voor hun belegging ervoor staat.
In 2017 hebben wij het verhuurproces verder gedigitaliseerd. Binnen dit proces hebben wij verschillende gradaties voor het behandelen van een aanvraag. “Dit kan in beperkte vorm zijn tot en met het volledig gedigitaliseerd behandelen en afhandelen van een aanvraag voor een huurwoning.”
“Onze kandidaat-huurders uploaden hun documenten via hun digitaal dossier.”, vervolgt Wilko zijn verhaal. “Het systeem kijkt dan of de desbetreffende huurder voldoet aan de basis voorwaarden van betreffende opdrachtgever. Op basis daarvan vindt er een toewijzing plaats. Ons systeem stuurt daarna automatisch een e-mail met de toewijzing naar de huurder.”
Bij de uitgebreide vorm van digitaliseren kunnen ook de huurcontracten digitaal ondertekend worden. Bij het digitale ondertekenen maken wij gebruik van een gecertificeerd en beveiligd online portaal (Ondertekenen.nl). Zodra de ingangsdatum is ingepland voor de huur, gaan wij het huurcontract opmaken. De huurder ontvangt per e-mail een link naar het contract, die dan met de muis (desktop of laptop) of met een vinger (smartphone of tablet) kan worden ondertekend. Als huurders met z’n tweeën gaan huren, ontvangen beide huurders een link om te ondertekenen. Daarna tekent Schep Vastgoedmanagers de overeenkomst. De definitieve versie kan naar wens opgeslagen, gedownload of geprint worden. Ook kan een huurder zijn eigen gegevens inzien in het digitaal dossier.
Wilko is blij met de ontwikkelingen op het digitale vlak. Daarbij merkt hij nog wel op dat “Ondanks de digitalisering van het verhuurproces merk ik toch dat huurders het persoonlijk contact met onze verhuurmedewerkers als heel prettig ervaren. Op die momenten hebben ze de mogelijkheid alle vragen te stellen: een woning huren doe je meestal maar één of enkele keren in je leven, daardoor hebben kandidaat-huurders altijd veel vragen.”
Digitaliseren kan zeer efficiënt zijn. Ook maakt het de zaken makkelijk. Wij streven ernaar het verhuurproces zo gemakkelijk mogelijk te maken voor onze huurder, zodat zij tijd overhouden voor de dingen die echt voor hén belangrijk zijn.”